Nhiều người trong chúng ta có thể nhận hàng trăm email mỗi ngày và đều đặn trả lời gần như không sót. Tuy nhiên, theo Barbara Patcher, tác giả quyển sách “The Essentials Of Business Etiquette”, hiện vẫn còn rất nhiều người không hề biết sử dụng email một cách hợp lý nhất. 14 quy tắc dưới đây sẽ giúp phong cách sử dụng email của bạn chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

1. Tiêu đề email rõ ràng, xúc tích

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

“Mọi người thường quyết định mở hay không một email dựa trên tiêu đề của bức thư. Vì thế bạn hãy chọn một tiêu đề liên quan đến mối bận tâm hoặc vấn đề kinh doanh hiện tại của người nhận”, tác giả Patcher chia sẻ. Rõ ràng với một tiêu đề nêu rõ mục đích gắn liền với mối quan tâm người nhận luôn đạt được thành công cao hơn trong giao tiếp qua email. Bạn hãy tránh những trường hợp không có tiêu đề hay tiêu đề lan man.

2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Việc tạo một địa chỉ email cũng rất quan trọng, giúp tạo ấn tượng ban đầu và người nhận biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Nếu đang làm việc cho một công ty hay tổ chứ, bạn hãy sử dụng địa chỉ email ở đó, ví dụ như @thegioididong.com, @ufm.edu.com,… Còn không thuộc diện trên, bạn cũng nên cân nhắc chọn cho mình một địa chỉ email phù hợp như nguyenvanteo1990@gmail.com, leminh2602@outlook.com,...
 
Hãy tránh những địa chỉ “sến xẩm”, bốc đồng làm cho người khác cảm giác bạn là đứa trẻ không bao giờ chịu lớn như: yeuemchungtinh@yahoo.com, nangcongchuangutrongrung@gmail.com, boynhangheothichanthitheo@yahoo.com,...

3. Suy nghĩ kỹ trước khi sử dụng nút Reply All

Không ai muốn phải đọc email tới từ 20 người mà không hề liên quan gì với mình cả do email đã chuyển tiếp giữa nhiều người. Vì thế hãy cân nhắc khi nhấn Reply All trừ khi bạn nghĩ mọi người trong danh sách cần biết được thông tin này.

4. Dùng lời chào một cách chuyên nghiệp

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Đừng mở đầu email bằng những lời chào kiểu “xả xuồng”, quá thân thiện như văn nói kiểu như: Hi u, tao nek, hello thím,… với những người nhận email của mình trừ khi bạn biết rõ người đó và thích mình xưng hô thân mật như vậy.
 
Những câu chào kiểu văn phong lịch sự như: Kính gởi ông/bà, Xin chào, Xin chân thành cảm ơn, Chúc ông/bà một ngày tốt lành,… luôn được ưu tiên sử dụng khi giao thiệp với khách hàng, đối tác của mình.
 
5. Không tùy tiện sử dụng dấu chấm than (!)

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Dấu chấm than thực sự phát huy hiệu quả trong email với những sự bày tỏ thái độ tích cực, vui mừng hay phấn khởi của bạn. “Nhiều người vẫn thường hay đặt những dấu chấm than ở cuối câu, điều này dễ gây ra tác động cảm xúc thái quá và thiếu chuyên nghiệp. Vì thế hãy sử dụng chúng một cách có chọn lọc và khôn ngoan”, Patcher cho biết.

6. Hãy cẩn thận với sự hài hước

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Sự hài hước có thể mất đi khi không có sự nhấn nhá trong giọng nói hay minh họa bởi cử chỉ. Vì thế trong giao tiếp email một cách chuyên nghiệp, bạn nên gạt bỏ yếu tố gây cười ra một bên trừ khi bạn hiểu rõ được người nhận. Đôi khi bạn cho rằng một vài câu viết gây cười với mình nhưng điều đó chưa chắc đúng với người khác.

7. Cần biết là mọi người ở những nền văn hóa khác nhau, nói và viết cũng khác nhau

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Việc giao tiếp không thành công có thể dễ dàng xảy ra giữa những nền văn hóa khác nhau, đặc biệt đối với các tiêu chuẩn trong viết thư khi mà người khác không thể nhìn thấy được ngôn ngữ cơ thể của bạn.
 
Một ví dụ điển hình đối với sự khác nhau giữa các nền văn hóa như Trung Quốc, Nhật Bản, Ả Rập muốn biết rõ đối tác trước khi thiết lập mối làm ăn với họ. Vì thế trong việc viết thư trao đổi, thương thảo với những người ở các quốc gia này thì cần có nhiều thông tin, ý kiến cá nhân hơn (thông tin cá nhân, lời thăm hỏi, chúc tụng,…). Trong khi đó tại các nước phương Tây như Đức, Mỹ,… lại chuộng phong cách vào thẳng vấn đề hơn.

8. Hãy trả lời email dù đó chỉ là gửi nhầm cho bạn

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Ngày nay thật khó để có thể trả lời hết email gửi tới cho bạn nhưng bạn nên cố gắng làm điều đó. Ngay cả trong trường hợp email đó bị gửi nhầm cho bạn, đặc biệt khi người gửi mong chờ nhận được hồi âm sớm. Một câu trả lời lại không hề quá to tát nhưng nó thể hiện một phong cách xã giao qua email rất tốt, đặc biệt khi người gửi lại làm việc chung công ty hay cùng lĩnh vực với bạn.

9. Đọc và sửa mọi email trước khi gửi đi

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Lỗi chính tả luôn là yếu tố hàng đầu làm mất đi tính chuyên nghiệp và sự đầu tư nghiêm túc trong mối giao thiệp của bạn với người nhận. Vì thế đừng tin tưởng vào những trình soát lỗi có sẵn, hãy đọc và đọc lại email của bạn một vài lần trước khi gửi nó đi.

10. Tập thói quen điền địa chỉ người gửi sau cùng

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

“Bạn chắc chắn sẽ không thích trường hợp nhấn nhầm nút gửi trong khi email đang soạn hẳn còn dang dở. Vì thế ngay cả khi bạn đang trả lời lại một email, tốt nhất là nên xóa địa chỉ người nhận tạm thời đi và nhập lại sau khi đã hoàn thành nội dung bức thư điện tử một cách hoàn chỉnh”, Patcher đã chia sẻ một kinh nghiệm rất hay. Đúng là “cẩn tắc vô áy náy”.

11. Kiểm tra địa chỉ người nhận email kỹ càng

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Để tránh trường hợp gửi nhầm địa chỉ không mong muốn, đặc biệt khi nội dung bức thư thuộc dạng tuyệt mật thì bạn nên kiểm tra lại địa chỉ của người nhận email một cách kỹ lưỡng trước khi nhấn nút gửi. Một tin vui nho nhỏ là nếu bạn đang sử dụng Gmail của Google thì có thể hoàn tác email gửi đi trong trường hợp gửi nhầm. Tham khảo cách thiết lập theo hướng dẫn của bài viết >>>sau đây<<<.

12. Hãy sử dụng phông chữ mặc định khi soạn thảo email

Một nguyên tắc quan trọng trong email đó là nội dung thư của bạn phải được người khác đọc nó một cách dễ dàng. Vì thế để an toàn và đơn giản nhất, hãy sử dụng các phông chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, Calibri với kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen vẫn là lựa chọn tối ưu khi soạn thảo email.

13. Hạn chế sử dụng các thán từ gây hiểu lầm

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Cũng giống như việc trêu đùa, khi sử dụng các thán từ để bộc lộ cảm xúc của bạn có thể gây ra hiểu nhầm hoặc làm mất đi tính thân thiện của nội dung mà bạn muốn truyền tải đến với người nhận email. Vì thế để tránh trường hợp này, bạn hãy dành thời gian đọc lại email của mình, nếu nó phải khiến bạn cau có thì chắc rằng người nhận cũng chẳng nằm ngoài cảm nhận tương tự.
 
Để đạt hiệu quả cao nhất, bạn nên tránh sử dụng những từ tiêu cực như thất bại, tệ hại, vô dụng,… mà hãy thường xuyên sử dụng những từ như: làm ơn, cảm ơn,…

14. Không gì là bí mật, vì thế hãy viết những gì cần viết

14 quy tắc giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn có thể bạn chưa biết

Giám đốc CIA David Petraeus đã từng nói: “Mọi thư điện tử đều để lại dấu vết” và một sự thật khác là người ta sẽ thấy hết những gì bạn viết. Vì thế bạn đừng viết những gì mà không muốn người khác biết, cũng đừng viết những gì có thể gây ảnh hưởng tới bạn hoặc làm tổn thương người khác. Sau cùng, email rất dễ để chuyển tiếp và phát tán đi vì thế tốt nhất là nên phòng ngừa hơn là nói lời xin lỗi.

Theo: Thegioididong
Bạn đang trả lời thảo luận của: ( Thôi )

(Vui lòng đăng nhập trước để có thể gửi thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm hoặc đặt câu hỏi)

Tin Tức | 10-07-2015
Dưới đây là danh sách những mẫu máy tính bảng có mức giá được điều chỉnh mạnh nhất trong tháng 6. Với mức giảm giá khá mạnh, những mẫu tablet này được...
Tin Tức | 10-07-2015
LG G2 đã nhận được bản cập nhật Android 5.0.2 Lollipop từ tháng 3. Công ty LG đang thử nghiệm và phát hành bản cập nhật mới cho các thiết bị của họ, tr...
Tin Tức | 09-07-2015
Bộ vỏ bảo vệ dành cho Galaxy Note 5 và Galaxy S6 Edge Plus làm bằng nhựa vừa xuất hiện trên các trang mạng.
Đánh Giá | 09-07-2015
Huawei P8 max được trang bị một màn hình khổng lồ 6,8-inch, nên nó có thể xếp vào danh mục điện thoại thông minh hay máy tính bảng đều được, nhưng Huaw...
Thủ Thuật | 08-07-2015
Những ứng dụng tự động bật sẽ khiến quá trình khởi động máy mất thời gian hơn, vậy làm sao để ngăn chúng?
Tin Tức | 08-07-2015
Sau 2 tuần chính thức có mặt tại Nhật, từ hôm 3/7 tới đây, phiên bản Surface 3 hỗ trợ kết nối 4G LTE sẽ tiếp tục được bán ra tại vương quốc Anh, Đức, P...
Tin Game | 08-07-2015
Giúp chú Lợn Sư Tử nhảy trên băng, cho Gấu Trúc Kungfu ăn vụng cơm hoặc chăn cừu trên bờ vực hiểm nguy.
Thủ Thuật | 08-07-2015
Bạn có thể thiết lập để trình duyệt Chrome trên thiết bị Android lưu lại tất cả mật khẩu tài khoản web của mình mà không cần phải nhớ và thực hiện tha...